So erstellen Sie als Vermieter eine rechtssichere Betriebskostenabrechnung

1. Tipp: Beachten Sie die Abrechnungs-Frist

Damit eine Betriebskostenabrechnung als ordnungsgemäß gilt, muss sie spätestens ein Jahr nach dem Ende des Abrechnungszeitraumes beim Mieter vorliegen. Sollte der Abrechnungszeitraum zwischen dem 1. Januar und dem 31. Dezember 2020 liegen, so muss der Mieter spätestens zum 31. Dezember 2021 seine Betriebskostenabrechnung erhalten haben. 

Sofern der Vermieter diese Frist versäumt, steht es ihm nicht zu, Nachforderungen zu stellen. Das Recht auf ein entstandenes Guthaben bleibt dem Mieter bei einer verspäteten Abrechnung bestehen. Das heißt: Der Vermieter darf bei einer verspäteten Betriebskostenabrechnung zwar keine Nachforderungen stellen, muss dem Mieter allerdings sein Guthaben auszahlen. Sollte die Abrechnung fristgemäß bei dem Mieter angekommen sein, so ist dieser auch dazu verpflichtet, seine Nachzahlung innerhalb eines Monats an seinen Vermieter zu zahlen. 

Ganz egal, ob der Mieter ausgezogen ist oder nicht: Die Frist von einem Jahr bleibt für den Vermieter bestehen. Er ist also nicht dazu verpflichtet, die Betriebskostenabrechung für den ausgezogenen Mieter früher zu erstellen.

2. Tipp: Den richtigen Abrechnungszeitraum im Blick haben

Als Vermieter müssen Sie nicht nur die Abrechnungsfrist beachten, sondern ebenso den Abrechnungszeitraum. Dieser darf für die Abrechnung maximal 12 Monate betragen. Ob vom ersten Januar bis zum 31. Dezember abgerechnet wird, oder vom ersten Juni bis zum  31. Mai, ist dabei egal. Wichtig ist nur, dass die 12 Monate nicht überschritten werden, da die Abrechnung sonst nicht ordnungsgemäß wäre und vom Mieter nicht getragen werden müsste. 

3. Tipp: Die Betriebskostenabrechnung aufschlüsseln

Sie sind als Vermieter dazu verpflichtet, die Betriebskosten genau zu benennen, die Abrechnung also aufzuschlüsseln und zu erklären. Dabei müssen alle abgerechneten Positionen genau aufgeführt sein – andernfalls ist die Abrechnung für den Mieter weder nachvollziehbar, noch prüffähig. Um eine Abrechnung ordnungsgemäß zu erstellen ist dies jedoch sehr wichtig. Unser Tipp für Sie: Schlüsseln Sie die Betriebskosten nach den Ziffern des Betriebskostenkatalogs auf. Diese finden Sie in Paragraph zwei der Betriebskostenverordnungen. 

Der Umlageschlüssel: Ein häufiger Streitpunkt zwischen Vermieter und Mieter
Der Umlage-, oder auch Verteilerschlüssel, führt zwischen Vermieter und Mieter oft zum Streit. Er gibt an, wie die anfallenden Betriebskosten auf die jeweiligen Mieter verteilt werden. Dabei bestehen für den Vermieter viele Möglichkeiten, um die Kosten auf die Mieter umzulegen. Je nach Personenzahl, Verbrauch, Wohneinheit oder Wohnfläche können die Kosten bestimmt werden. Zu Beginn eines Mietverhältnisses können Sie als Vermieter bestimmen, welchen Verteilerschlüssel Sie nutzen möchten. Oft kommt es allerdings dazu, dass die Betriebskostenart vorgibt, welcher Schlüssel genutzt werden muss. Sofern kein Umlageschlüssel vom Vermieter bestimmt wird, muss dieser die Kosten nach Quadratmeterfläche umlegen. 

Mindestens 50 und maximal 70 Prozent der Heizkosten müssen nach Verbrauch verteilt werden. Die restlichen 30 bis 50 Prozent können verbrauchsunabhängig verteilt werden. Die Quadratmeterfläche wird auch hierbei gerne als Indikator genutzt. Die „kalten“ Betriebskosten, zu denen die Grundsteuer, die Hausmeisterkosten und vieles weiteres gehören, können entweder nach Personen- oder nach Quadratmeterzahl verteilt werden. Wenn alle Wohnungen über Wasseruhren verfügen, dann können auch die Abwasserkosten verbrauchsabhängig verteilt werden. Wenn nicht, dann können diese auch über die Personen- beziehungsweise über die Quadratmeterzahl bestimmt werden. 

4. Tipp: Umlagefähige und nicht-umlagefähige Kosten

Einige Kosten können auf die Mieter umgelegt werden – doch eben nicht alle. Es gibt auch Kosten, die vom Eigentümer getragen werden müssen. Im Paragraph zwei der Betriebskostenverordnung (BetrKV) ist festgelegt, welche Kosten abrechenbar sind und für welche der Vermieter aufkommen muss. 
Fest steht jedoch: Nur Betriebskosten, die im Mietvertrag festgehalten wurden, können auf den Mieter umgelegt werden. Nicht alle Posten müssen dafür im Mietvertrag benannt sein. Unter die Betriebskosten fallen alle gängigen, umlagefähigen Kosten, die im Katalog der Betriebskostenverordnung verankert sind. Durch diese allgemeine Formulierung sind Vermieter für zukünftige Ausgaben, die bei der Einstellung eines Hausmeistern entstehen könnten, abgesichert. 

Wie lassen sich die Betriebskosten definieren?

Betriebskosten werden laut Paragraph 556 l 2 BGB als Kosten definiert, welche fortlaufend für den Eigentümer entstehen. Unser Tipp für Vermieter: Beachten Sie, dass nur Kosten auf die Mieter umgelegt werden können, die wiederkehrend und durch die Mieter entstanden sind.

Umlagefähige Kosten:

• Zu den umlagefähigen Kosten gehören
• Die Grundsteuer
• Die Gebäudereinigung und Gartenpflege
• Die gemeinsam genutzten Gebäudeteile
• Müllentsorgung 
• Versicherungen
• Die warmen Betriebskosten, wie Heiz- oder Warmwasserkosten
• Weitere Nebenkosten, wie die Wartung der Rauchmelder oder die Abwassergebühr

Nicht-umlagefähige Kosten:

• Diese Kosten müssen vom Eigentümer selbst getragen werden:
• Instandhaltung und Instandsetzung der Immobilie, also Reparaturkosten
• Leerstand
• Verwaltungskosten

Auch, wenn der Hausmeister Reparaturen übernehmen kann, müssen die Reparaturkosten vom Eigentümer getragen und dürfen nicht auf die Mieter umgelegt werden. 

5. Tipp: Checken Sie die formale Richtigkeit der Betriebskostenabrechnung

Sie sind immer auf der sicheren Seite, wenn Sie wichtige Dokumente überprüfen. Bei der Betriebskostenabrechnung sollten Sie daher unbedingt die Mindestvoraussetzungen beachten. Mit der nachfolgenden Checkliste können Sie sich sicher sein:

Unsere Checkliste für Vermieter:

• Angabe des Bewilligungszeitraumes
• Zusammenstellung der Gesamtkosten
• Angabe und Erklärung des verwendeten Umlageschlüssels
• Kostenanteil, der vom Mieter getragen werden muss
• Abzug der geleisteten Vorauszahlungen des Mieters

Doch sein Sie beruhigt: Inhaltliche Fehler sorgen nicht dafür, dass die Abrechnungsfrist der Nebenkostenabrechnung ausläuft, denn Korrekturen können nachträglich durchgeführt werden. Sollten Sie als Vermieter jedoch etwas vergessen oder zu Ihrem eigenen Nachteil berechnet haben, ist es Ihnen nicht möglich, eine Nachzahlung vom Mieter zu verlangen. Deswegen sollten Sie sich unbedingt an unsere Tipps und unsere Checkliste halten, um Zeit und Ärger zu sparen.