Das Übergabeprotokoll: Wichtig bei der Wohnungsübergabe

Warum macht man ein Wohnungsübergabeprotokoll?

Das Wohnungsübergabeprotokoll wird von Mieter und Vermieter während der gemeinsamen Besichtigung bei Auszug oder Einzug erstellt. In ihm werden Mängel und Schäden einer Wohnung dokumentiert. Eine möglichst genaue Beschreibung vorhandener Mängel in den einzelnen Räumen kann beiden Seiten viel Ärger ersparen.

Dafür sollten sowohl Mieter als auch Vermieter bei der Wohnungsübergabe sehr gut hinschauen, denn wird ein Mangel oder Schaden nicht protokolliert, ist die Frage nach dem Verursacher später nicht nachvollziehbar. Übernimmt der Mieter beispielsweise eine beschädigte Wohnung und wurde dies nicht bei der Übergabe dokumentiert, steht er leicht als Verursacher da und kann für die durch den Vormieter verursachten Schäden haftbar gemacht werden. Umgekehrt kann auch ein neuer Schaden vom Vermieter nur schwer bewiesen werden, wenn es kein Übergabeprotokoll gab.

Für den Fall, dass sich Mieter und Vermieter in Bezug auf einen Schaden nicht einig sind, sollten die unterschiedlichen Meinungen auch im Überprotokoll vermerkt werden.

Besteht ein Anspruch auf ein Übergabeprotokoll?

Das Übergabeprotokoll ist kein gesetzlich vorgeschriebenes Dokument und somit besteht kein genereller Anspruch darauf. Diese Dokumentation bei Ein- oder Auszug in eine Wohnung oder ein Haus ist für alle Parteien freiwillig. Dennoch ist das Übergabeprotokoll eine Urkunde, die vor Gericht Beweiskraft hat.

Sollte der Vermieter ein Übergabeprotokoll verweigern, kann der Mieter dieses auch ohne dessen Anwesenheit erstellen. Allerdings ist hierfür ein neutraler Zeuge erforderlich, der mit dem Mieter gemeinsam die Wohnungsbesichtigung durchführt und das Protokoll dann auch mit unterschreibt.

Was sollte ein Wohnungsübergabeprotokoll enthalten?

Wie zum Protokoll selbst gibt es auch zu den Inhalten dieses Dokumentes keine rechtlichen Vorgaben. Es empfiehlt sich aber, folgende Inhalte in das Übergabeprotokoll aufzunehmen:

• Namen und Adresse des Mieters und des Vermieters sowie gegebenenfalls von Zeugen
• Anschrift der Wohnung oder des Hauses
• Datum der Übergabe und des Einzugs beziehungsweise des Auszugs.
• Aktuelle Zählerstände: Wasser, Heizung und Strom
• Falls vorhanden: Inhalt des Heizöltanks
• Die Anzahl der Schlüssel, die übergeben werden (z.B. für Haustür, Wohnungstür, Keller, Briefkasten, Dachboden, Waschküche, Eingangstor, usw.) 
• Zustand der Wände im Hinblick auf Anstrich und Tapete
• Funktionsfähigkeit und Zustand der elektrischen Geräte und Leitungen, der Wasserhähne, Duschen, Toilettenspülungen und Heizkörper
• Zustand von Fenstern, Türen und Schlössern
• Zustand  der Bodenbeläge (Teppiche, Holzfußböden, Fliesen)
• Alle vorhandenen Mängel und Schäden wie zum Beispiel Schimmelbefall, Lackschäden, gesprungene Fliesen, Flecken oder grobe Kratzer im Parkett

Es empfiehlt sich, alle gefundene Schäden und Mängel zu fotografieren, denn im Streitfall haben Fotos eine größere Beweislast. Falls es Absprachen über noch anstehende Reparaturen gibt, gehört dies ebenfalls ins Protokoll.

Auch wenn keinerlei Mängel oder Schäden vorhanden sind, sollte dieser einwandfreie Zustand der Räume im Übergabeprotokoll vermerkt werden.

Wer muss bei der Wohnungsübergabe anwesend sein?

Für die Erstellung des Übergabeprotokolls sollten Mieter und Vermieter anwesend sein. Ist einer der Parteien verhindert, darf ein Dritter bevollmächtigt werden. Als Ersatz für den Vermieter kann beispielsweise der Hausverwalter oder der Makler infrage kommen. Grundsätzlich ist es immer vorteilhaft, bei der Erstellung des Übergabeprotokolls eine neutrale Person mit einzubeziehen. Jeder der Anwesenden erhält anschließend eine von allen Beteiligten unterschriebene Abschrift des Protokolls.

Welche Rolle spielt das Übergabeprotokoll für die Kaution?

Das Übergabeprotokoll spielt sowohl für Mieter als auch für Vermieter eine bedeutende Rolle, wenn es um die spätere Auszahlung der Mietkaution geht. Sofern sich keine Mängel aus dem Übergabeprotokoll ergeben, erhält der Mieter die beim Einzug hinterlegte Kaution in voller Höhe, ggf. mit Verzinsung, zurück. In diesem Fall darf der Vermieter lediglich eine Sicherheitsreserve bis zur Nebenkostenabrechnung einbehalten.

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